Corona virüs ile evden ve uzaktan çalışma modeline geçen kurumların sayısı artarken, hazırlıksız olanlar adaptasyonda zorluk yaşayabiliyor. Buna bağlı yaşanabilecek iş performansı düşüşlerini önlemek isteyenler için bir rehber hazırlayan SEM Genel Müdürü İhsan Ceyhan Solak, kurulum, bağlantı, koordinasyon, verimlilik, düzen devamlılığı, idari işler ve sosyal hayatla ilgili yapılabilecek düzenlemelerin yanı sıra, en iyi uygulamaları ve ipuçlarını da paylaştı.
Teknolojinin her alanında yer alan SEM’in bu sayede kısa bir planlama
yaparak 90 çalışanı ile hızlı bir şekilde evden çalışma modeline geçtiğini
belirten Solak, “Sosyal izolasyonun aslında zor olmadığını anlatmak istiyoruz.
Her değişim gibi bu da cesaret istiyor. Maliyet, çalışan takibi, verimlilik ve
müşteri yaklaşımı gibi endişeler 5 ana başlıkta toplayarak, iyi bir ekip
çalışmasıyla her şey planlanabiliyor. BT’nin yanı sıra, İK, satış, finans
ekipleri, hatta işe yeni başlayan çalışanlarınız da bu planlamaya katılmalı.
Yapıcı, sorunlara çözüm getirecek bir yaklaşımla bu planlamanın üstesinden
gelebilirsiniz” şeklinde konuştu.
Uzaktan bağlantı yetkinliğine erişmek en
kritik konu
Kuruma fiziksel olarak bağlı sistemler uzaktan çalışma modeline geçiş
için ön hazırlık gerektirebiliyor. Bulut sistemleri ise her yerden bağlanabilir
olmalarıyla bu konuda hazırlığı azaltarak avantaj sağlıyor.
Öncelikle çalışanların teknik gereksinimlerinin karşılanması için iyi
bir liste yapmakta fayda var. İnternet bağlantısı yavaş olan haneler için güçlü
internet bağlantısı veya kablosuz ağ ekipmanı ile desteklemek gerekiyor. İkinci
ekran, klavye, diz üstü bilgisayar gibi diğer ekipmanlar ise ofisteki
sistemlerden tedarik edilebilir.
Hemen ardından kullanılması gereken yazılımların uzaktan kullanılacak
sistemlere kurulması biraz zamanınızı alabilir. Burada iş süreçlerine göre
yazılım seçimi önem gösterecektir.
Proje yönetim araçları verimlilik, iş süresi
ve görev takibi yapabiliyor
Toplu iletişim yeteneğine sahip araçlar, bu süreçte birebir iletişimden
daha iyi sonuç vereceği gibi, ekip ruhunu da kuvvetlendirir. Örneğin bir
WhatsApp grubu ile hızlı iletişim kurabilir, Skype ya da Google Hangouts ile
konferans aramaları yapabilirsiniz, Slack ile projelerinizi ve ilgili dosya ve
mesajlarınızı otomatik ayrıştırabilir, hem proje yönetip hem de sağlıklı iletişim
kurabilirsiniz.
Çalışan verimliliği için Time Doctor ve Harvest yazılımları her iş günü
sonunda kim kaç saat hangi projede çalıştı, kaç saat görev dışı (kendini
geliştirme, yeni iş kolları bulma vb.) vakit geçirmiş görebilmenizi sağlar. Bu
yazılımlarla belirli periyotlar için analiz yapabilmeniz de mümkün olacaktır.
Asana kullanarak iş görev dağılımında iş atamaları yapabilir, her iş
günü sonunda çalışan ve ekipler özelinde verimlilik ölçebilirsiniz.
Mekan değişikliği algısını oturtmak, performansı
korumak için önem taşıyor
Değişimin sadece mekan değişikliği olduğu bilincinin ilk dakikadan
verilmesi kritik önem taşıyor. Çalışma saatlerinin korunması, düzenli
toplantıların devam etmesi, bu sürece özel toplantılar belirlenmesi de
verimliliği koruyucu ve artırıcı olacaktır.
Uzaktan çalışma modeli, müşteri toplantıları için ulaşım sebebiyle
yolda kaybedilebilecek vakitleri verimliliğe dönüştürmek için de bir fırsat
sunuyor. Üstelik toplantılara samimiyet katmak için de “ev hali” bir avantaj olabilir.
Ofise gitmek zorunda olanlar için dönüşüm
sağlayın
Güvenlik, karşılama, muhasebe ekipleri gibi ofise gitmeleri
gerekebilecek çalışanlar için dönüşümlü çalışma çizelgesi hazırlamak da
planlamanın önemli bir parçası.
SEM’in uygulamasında ofise gidecek çalışanlar için ikişer günlük
dönüşümlü program ve özel ulaşım araçları sağlanması yer alıyor. Ofis için
kargo ve paket kabulünü asgariye indiren SEM, öğle yemeği bedellerini de çalışan
hesaplarına peşin yatırarak onları koruyacak bir adım atmış.
Sosyalleşmeyi unutmayın
Düzenli gün sonu toplantılarıyla sosyal izolasyon konusundaki
tecrübelerinizi birbirinizle paylaşın. Evde çalışmanın en büyük zorluklarından
birisi insan doğasına da aykırı bir şekilde yalnız kalmak ya da ofiste olan
sosyal etkileşimin azalmasıdır. Çalışanlar, birbirlerinin yaşadığı zorlukları
ya da bunları nasıl aşabildiklerini dinledikçe, izolasyonun getireceği
zorlukları daha kolay aşabilirler.
Mesai saatleri dışında kendilerini geliştirebilmeleri için eğitimler ya
da sanal ortamdan gerçekleştirilebilecek özel aktiviteleri de çalışanlara
sunmak, hem morallerinin hem de performanslarının yüksek olmasına katkı
sağlayacaktır.